Mẫu sơ đồ phả hệ Excel miễn phí (tải về) và cách làm gia phả bằng Excel, Word

Excel và Word là công cụ đầu tiên nhiều gia đình nghĩ tới khi muốn ghi gia phả: có sẵn trên máy, quen tay, gửi qua Zalo được. Bài này cho bạn một file Excel mẫu tải về miễn phí, giải thích cách đặt cột cho đúng và chỉ ra những chỗ Excel/Word sẽ làm khó bạn khi dòng họ đông lên.

Tải mẫu: mau-so-do-pha-he-excel-coinguon.xlsx (Excel, 9 KB, gồm sheet nhập liệu và sheet hướng dẫn).

Cấu trúc file Excel mẫu

Mỗi dòng là một người. Điểm mấu chốt: quan hệ được ghi bằng mã, không bằng tên — vì trong một họ trùng tên là chuyện rất thường (ba ông "Nguyễn Văn Hùng" ở ba chi khác nhau).

Cột	Ghi gì	Ví dụ
Mã	Mã riêng, không trùng	C1
Họ và tên	Tên đầy đủ (tên húy nếu có)	Nguyễn Đình Lộc
Giới tính	Chọn Nam / Nữ	Nam
Đời thứ	Đếm thống nhất từ thủy tổ	2
Chi / Nhánh	Chi của người đó	Chi 1
Mã cha, Mã mẹ	Mã của cha, mẹ	T0, V0
Mã vợ/chồng	Mã của người phối ngẫu	V1
Năm sinh, năm mất	Để trống nếu chưa rõ	1868 – 1932
Ngày mất (âm lịch)	Ngày/tháng âm — để tính giỗ	20/7
Nơi an táng, Ghi chú	Mộ phần, nguồn thông tin	Nghĩa trang họ

File mẫu đã có sẵn vài dòng ví dụ (dữ liệu minh họa), danh sách chọn Nam/Nữ và cố định hàng tiêu đề. Bạn xóa dòng ví dụ rồi nhập dòng họ của mình.

Mẹo nhập liệu để không phải làm lại

• Đặt mã theo đời và chi, ví dụ 2.1.03 = đời 2, chi 1, người thứ 3 — nhìn mã là biết vị trí.
• Ngày giỗ luôn ghi âm lịch. Ngày dương lịch của ngày giỗ thay đổi mỗi năm.
• Không gộp ô (merge). Ô gộp làm hỏng việc lọc, sắp xếp và chuyển sang phần mềm khác.
• Ghi nguồn ở cột Ghi chú: "theo lời ông Bảo kể 2026", "bia mộ", "sổ chữ Hán chi 1".
• Lưu nhiều bản: một bản trên Google Drive/OneDrive, một bản USB. Đặt tên có ngày: gia-pha-2026-10-10.xlsx.

Vẽ sơ đồ phả hệ bằng Word

Word có sẵn công cụ SmartArt → Hierarchy (Phân cấp):

1. Vào Insert → SmartArt → Hierarchy, chọn kiểu "Organization Chart" hoặc "Hierarchy".
2. Mỗi ô là một người; dùng Add Shape Below để thêm con, Add Shape After để thêm anh/chị/em.
3. Đặt khổ giấy A3 hoặc A2 nằm ngang (Layout → Size, Orientation) nếu cây rộng.
4. Xuất PDF để in hoặc gửi cho họ hàng.

SmartArt phù hợp cho sơ đồ 3–4 đời, dưới khoảng 40 người. Với cây lớn hơn, chữ sẽ nhỏ dần, khó thể hiện vợ chồng cạnh nhau và mỗi lần thêm người lại phải căn chỉnh tay.

Hạn chế của Excel/Word khi họ đông người

• Không tự vẽ cây: Excel chỉ là bảng; muốn có cây phải vẽ lại bằng tay ở công cụ khác.
• Nhiều phiên bản lệch nhau: mỗi chi giữ một file, sửa xong gửi qua lại — sau vài tháng không ai biết bản nào mới nhất.
• Không nhắc ngày giỗ: phải tự đổi âm lịch sang dương lịch mỗi năm.
• Khó cho người lớn tuổi xem trên điện thoại: file Excel trên màn hình nhỏ rất khó đọc.

Khi nào nên chuyển sang gia phả điện tử?

Nếu dòng họ đã quá 50 người, có từ 2 người trở lên cùng cập nhật, hoặc bạn muốn in cây khổ lớn treo nhà thờ — đó là lúc nên chuyển. Với Cội Nguồn, bạn nhập từng người với quan hệ cha – mẹ – con như trong file mẫu; cây gia phả và sổ gia phả tự sinh ra và cập nhật ngay khi có người sửa.

Cùng dữ liệu như bảng Excel mẫu, cây gia phả được vẽ tự động — không cần căn chỉnh tay.

Mỗi dòng trong bảng trở thành một trang hồ sơ trong sổ gia phả: đời, nhánh, ngày sinh, ngày mất, vợ/chồng, con.

Ảnh minh họa dùng dòng họ mẫu "Họ Nguyễn Đình" với tên và ngày tháng hư cấu.

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm gia phả Excel miễn phí không?

File mẫu ở đầu bài là miễn phí và dùng được với Excel, Google Sheets hay WPS. Excel không phải phần mềm gia phả chuyên dụng nên không tự vẽ cây; xem thêm bài nên chọn phần mềm gia phả nào.

Mở file trên điện thoại được không?

Được, bằng ứng dụng Excel hoặc Google Sheets — nhưng nhập liệu trên máy tính sẽ nhanh hơn nhiều.

Tôi đã có file Excel riêng, có dùng lại được không?

Được. Chỉ cần đảm bảo mỗi người một dòng và quan hệ ghi bằng mã. Nếu muốn chuyển sang Cội Nguồn, hãy liên hệ để được hỗ trợ.

Đã có bảng Excel? Chuyển thành cây gia phả và sổ gia phả in được. Tạo dòng họ trên Cội Nguồn · Xem hướng dẫn